Kế hoạch truyền thông là gì? 7 bước lập kế hoạch truyền thông

Kế hoạch truyền thông là một bản đồ dẫn đường giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng, xây dựng thương hiệu và đạt được các mục tiêu truyền thông.

Kế hoạch truyền thông là một tài liệu chi tiết, toàn diện về hoạt động truyền thông của một tổ chức, doanh nghiệp. Kế hoạch này bao gồm các thông tin như mục tiêu, người nhận thông tin, kênh truyền thông, thông điệp, ngân sách, thời gian thực hiện,… nhằm đạt được các mục tiêu truyền thông đã đề ra.

Kế hoạch truyền thông đại chúng và kế hoạch truyền thông nội bộ là hai loại kế hoạch truyền thông khác nhau, có những mục tiêu và khách hàng mục tiêu riêng biệt.

Kế hoạch truyền thông đại chúng là một bản kế hoạch chi tiết về các hoạt động truyền thông đại chúng của một tổ chức, doanh nghiệp. Kế hoạch này bao gồm các thông tin như mục tiêu truyền thông, khách hàng mục tiêu, kênh truyền thông, thông điệp, ngân sách, thời gian thực hiện,…

Kế hoạch truyền thông (ảnh: vudigtial.co)

Kế hoạch truyền thông nội bộ là một bản kế hoạch chi tiết về các hoạt động truyền thông nội bộ của một tổ chức, doanh nghiệp. Kế hoạch này bao gồm các thông tin như mục tiêu truyền thông, khách hàng mục tiêu, kênh truyền thông, thông điệp, ngân sách, thời gian thực hiện,…

Dưới đây là một số điểm giống và khác nhau giữa kế hoạch truyền thông đại chúng và kế hoạch truyền thông nội bộ:

Lưu ý khi xây dựng kế hoạch truyền thông đại chúng và kế hoạch truyền thông nội bộ

• Kế hoạch truyền thông cần được xây dựng dựa trên mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

• Kế hoạch truyền thông cần được thực hiện một cách đồng bộ và hiệu quả.

• Kế hoạch truyền thông cần được đánh giá và điều chỉnh thường xuyên để đảm bảo đạt được hiệu quả cao nhất.

>> Xem thêm: Chiến lược truyền thông, hướng dẫn xây dựng với 7 bước chuyên nghiệp

7 bước xây dựng kế hoạch truyền thông

1. Xác định mục tiêu truyền thông: Mục tiêu truyền thông là đích đến mà doanh nghiệp muốn đạt được thông qua các hoạt động truyền thông. Mục tiêu truyền thông cần cụ thể, đo lường được, có thể đạt được và có thời hạn cụ thể.

2. Phân tích khách hàng mục tiêu: Khách hàng mục tiêu là những người mà doanh nghiệp muốn truyền tải thông điệp đến. Việc phân tích khách hàng mục tiêu giúp doanh nghiệp lựa chọn kênh truyền thông và thông điệp phù hợp.

3. Lựa chọn kênh truyền thông: Kênh truyền thông là cách thức mà doanh nghiệp sử dụng để truyền tải thông điệp đến khách hàng mục tiêu. Có nhiều kênh truyền thông khác nhau, bao gồm: truyền hình, báo chí, radio, internet, mạng xã hội,…

4. Xây dựng thông điệp truyền thông: Thông điệp truyền thông là nội dung mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến khách hàng mục tiêu. Thông điệp cần ngắn gọn, dễ hiểu và truyền tải được ý nghĩa của doanh nghiệp.

5. Lập ngân sách truyền thông: Ngân sách truyền thông là số tiền mà doanh nghiệp dự định chi cho các hoạt động truyền thông. Ngân sách cần được cân đối phù hợp với mục tiêu và khả năng tài chính của doanh nghiệp.

6. Thực hiện kế hoạch truyền thông: Sau khi đã hoàn thành các bước trên, doanh nghiệp cần tiến hành thực hiện kế hoạch truyền thông. Trong quá trình thực hiện cần theo dõi và điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với tình hình thực tế.

7. Đánh giá hiệu quả truyền thông: Sau khi kết thúc kế hoạch truyền thông, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá hiệu quả để rút kinh nghiệm cho những lần sau.

Các phương pháp lập kế hoạch truyền thông

Có nhiều phương pháp lập kế hoạch truyền thông khác nhau, mỗi phương pháp có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Dưới đây là một số phương pháp lập kế hoạch truyền thông phổ biến:

• Phương pháp truyền thống: Phương pháp truyền thống là phương pháp lập kế hoạch truyền thông dựa trên các bước cơ bản như xác định mục tiêu, phân tích khách hàng mục tiêu, lựa chọn kênh truyền thông, xây dựng thông điệp, lập ngân sách và thực hiện kế hoạch. Phương pháp này đơn giản và dễ thực hiện, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa.

• Phương pháp SMART: Phương pháp SMART là phương pháp lập kế hoạch truyền thông dựa trên các tiêu chí cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, phù hợp với thời gian và liên quan đến mục tiêu. Phương pháp này giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng các mục tiêu truyền thông và xây dựng kế hoạch phù hợp để đạt được các mục tiêu đó.

• Phương pháp SWOT: Phương pháp SWOT là phương pháp lập kế hoạch truyền thông dựa trên phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của doanh nghiệp. Phương pháp này giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động truyền thông và xây dựng kế hoạch phù hợp để tận dụng các cơ hội và khắc phục các thách thức.

• Phương pháp PESTLE: Phương pháp PESTLE là phương pháp lập kế hoạch truyền thông dựa trên phân tích các yếu tố môi trường vĩ mô như chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ, pháp lý và môi trường. Phương pháp này giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng các xu hướng và thay đổi trong môi trường vĩ mô và xây dựng kế hoạch phù hợp để thích ứng với các thay đổi đó.

• Phương pháp RACE: Phương pháp RACE là phương pháp lập kế hoạch truyền thông dựa trên các giai đoạn nhận thức, hành động, chuyển đổi và ủng hộ. Phương pháp này giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch truyền thông phù hợp với từng giai đoạn của hành trình khách hàng.

Lựa chọn phương pháp lập kế hoạch truyền thông

Doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp lập kế hoạch truyền thông phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của mình. Dưới đây là một số yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn phương pháp lập kế hoạch truyền thông:

• Mục tiêu truyền thông: Phương pháp lập kế hoạch truyền thông cần phù hợp với mục tiêu truyền thông của doanh nghiệp.

• Khả năng tài chính: Ngân sách truyền thông cần phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp.

• Khả năng thực thi: Phương pháp lập kế hoạch truyền thông cần phù hợp với khả năng thực thi của doanh nghiệp.

Kế hoạch truyền thông mẫu

Vũ chia sẻ một tài liệu kế hoạch truyền thông mẫu, bao gồm các nội dung chính sau:

1. Mục tiêu truyền thông

Mục tiêu truyền thông là những gì doanh nghiệp muốn đạt được thông qua các hoạt động truyền thông. Mục tiêu truyền thông cần được xác định rõ ràng, cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, phù hợp với thời gian và có liên quan đến nhau.

Ví dụ:

• Tăng nhận thức thương hiệu của doanh nghiệp lên 20% trong vòng 6 tháng.

• Thúc đẩy doanh số bán hàng của sản phẩm mới lên 15% trong vòng 3 tháng.

• Tăng số lượng khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp lên 10% trong vòng 1 tháng.

2. Khách hàng mục tiêu

Khách hàng mục tiêu là những người mà doanh nghiệp muốn tiếp cận thông qua các hoạt động truyền thông. Việc xác định rõ khách hàng mục tiêu sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn các phương thức truyền thông phù hợp và xây dựng thông điệp truyền thông hiệu quả.

Ví dụ:

• Nam giới, độ tuổi 25-35, sống tại thành phố Hồ Chí Minh, quan tâm đến các sản phẩm công nghệ.

• Phụ nữ, độ tuổi 35-45, sống tại Hà Nội, quan tâm đến các sản phẩm chăm sóc da.

• Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử.

3. Phương thức truyền thông

Phương thức truyền thông là các kênh hoặc công cụ mà doanh nghiệp sử dụng để truyền tải thông điệp đến khách hàng mục tiêu. Các phương thức truyền thông phổ biến bao gồm:

• Truyền hình

• Báo chí

• Internet

• Mạng xã hội

• Tiếp thị trực tiếp

• Sự kiện

Doanh nghiệp cần lựa chọn các phương thức truyền thông phù hợp với mục tiêu, khách hàng mục tiêu và ngân sách truyền thông.

4. Thông điệp truyền thông

Thông điệp truyền thông là những nội dung mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến khách hàng mục tiêu. Thông điệp truyền thông cần ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu và phù hợp với khách hàng mục tiêu.

Ví dụ:

• “Sản phẩm mới của chúng tôi là sản phẩm tốt nhất trên thị trường.”

• “Dịch vụ của chúng tôi sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc.”

• “Chúng tôi là công ty hàng đầu trong lĩnh vực này.”

5. Ngân sách truyền thông

Ngân sách truyền thông là số tiền mà doanh nghiệp dành cho các hoạt động truyền thông. Việc xác định ngân sách truyền thông sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn các phương thức truyền thông và triển khai các hoạt động truyền thông hiệu quả.

6. Đo lường và đánh giá

Chiến lược đo lường và đánh giá sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của các hoạt động truyền thông. Các chỉ số đo lường hiệu quả truyền thông phổ biến bao gồm:

• Độ phủ sóng

• Nhận thức thương hiệu

• Mức độ tương tác

• Doanh số bán hàng

7. Lộ trình triển khai

Lộ trình triển khai là kế hoạch cụ thể về thời gian và các hoạt động cần thực hiện để đạt được mục tiêu truyền thông.

8. Nguồn lực

Nguồn lực là những yếu tố cần thiết để triển khai kế hoạch truyền thông, bao gồm nhân lực, tài chính, vật chất,…

Tài liệu kế hoạch truyền thông mẫu trên đây chỉ mang tính chất tham khảo. Doanh nghiệp cần tùy chỉnh tài liệu này cho phù hợp với mục tiêu, khách hàng mục tiêu, ngân sách và quy mô của doanh nghiệp.

Dưới đây là một số lưu ý khi lập kế hoạch truyền thông:

• Kế hoạch truyền thông cần được xây dựng dựa trên các nghiên cứu và phân tích kỹ lưỡng.

• Kế hoạch truyền thông cần được cập nhật thường xuyên để phù hợp với tình hình thực tế.

• Doanh nghiệp cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, bộ phận để triển khai kế hoạch truyền thông hiệu quả.

Kế hoạch truyền thông là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu truyền thông của mình. Doanh nghiệp cần đầu tư thời gian và công sức để xây dựng kế hoạch truyền thông hiệu quả.

Download kế hoạch truyền thông mẫu

Xin chân thành cảm ơn