JIT là gì? tìm hiểu quy trình 8 giai đoạn quản lý và giảm thiểu nguyên vật liệu tồn kho 

JIT là gì, đây là câu hỏi sẽ được giải đáp trong bài chia sẻ của Vũ.

JIT từ viết tắt của cụm từ Just In Time, được Việt hoá là “Sản xuất tức thời” thuật ngữ này là một chiến lược quản lý hàng tồn kho, với mục tiêu điều chỉnh các nguyên vật liệu đầu vào từ các đối  tác cung cấp nhằm phù hợp với quy trình sản xuất của doanh nghiệp.

Những doanh nghiệp sử dụng chiến lược JIT sẽ làm tăng hiệu quả sản xuất và giảm lãng phí thông qua việc chỉ nhập hàng khi quá trình sản xuất cần, điều này nhằm giảm chi phí lưu kho. 

JIT được định nghĩa là:

“Đúng sản phẩm – đúng số lượng -đúng địa điểm – đúng thời điểm

Phương pháp JIT đòi hỏi doanh nghiệp sản xuất phải có dự báo về nhu cầu thị trường, nhu cầu với sản phẩm một cách chính xác. Sử dụng mô hình JIT trong sản xuất giúp nhiều doanh nghiệp đạt hiệu quả cao trong chiến lược kinh doanh.

JIT là một nhân tố quan trọng trong chiến lược “sản phẩm phổ thông nhưng chất lượng cao” của Toyota. JIT là một mô hình quản trị khoa học hiệu quả, giúp sản xuất xe hơi chỉ khi dây chuyền có đơn đặt hàng.

Lược sử về JIT

Kỹ sư, doanh nhân Ohno Taiichi

JIT là triết lý quản lý sản xuất được ứng dụng nhiều tại Nhật Bản từ những năm 1970. Phương pháp JIT được kỹ sư, doanh nhân Ohno Taiichi nghiên cứu, xây dựng và ứng dụng lần đầu tiên vào các nhà máy sản xuất của tập đoàn Toyota, JIT đầu tiên được xem là một phương tiện đáp ứng nhu cầu của thị trường với khả năng đáp ứng nhanh nhất. Ohno Taiichi được xem là cha đẻ của phương pháp JIT.

Theo Toyota, JIT sẽ thành công khi và chỉ khi mọi cá nhân trong doanh nghiệp đều tham gia và cam kết thực hiện, nếu các quy trình trong nhà máy được thiết kế với mục tiêu hướng đến tối đa hoá sản lượng sản xuất và các kế hoạch sản xuất đều được lên kế hoạch trước nhằm đáp ứng chính xác nhu cầu được xác định.

Văn hoá tạo ra JIT

JIT được tạo ra tại Nhật Bản, nên văn hoá làm việc tại Nhật Bản ảnh hưởng và tạo nên JIT gồm:

• Người công nhân cần được truyền cảm hứng về mục tiêu cải tiến liên tục dựa trên những công việc và thiết bị hiện tại.
  

• Các doanh nghiệp cần tập trung sử dụng những thành viên xuất sắc trong công ty để đào tạo kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng làm việc nhóm và hướng dẫn phương pháp để đạt mục tiêu chung.
  

• Công việc được ưu tiên hơn nghỉ ngơi. Một người nhân viên tại Nhật Bản phải làm việc 14 tiếng mỗi ngày.
  

• Nhân viên tại Nhật bản có xu hướng gắn bó với một doanh nghiệp trong suốt con đường sự nghiệp của họ. Điều này giúp họ có những kỹ năng thuần thục và hiệu quả làm việc không thay đổi, giữ được kinh nghiệm nên tạo ra được nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
  

• Những yếu tố thể hiện lòng trung thành với doanh nghiệp của một nhân viên bao gồm, chi phí sản xuất thấp và hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp.
  

JIT hoạt động như thế nào?

Hệ thống kiểm soát JIT được tạo ra với mục tiêu giảm thiểu nguyên vật liệu tồn kho và tăng hiệu quả sản xuất, các sản phẩm hoàn thiện cũng không bị tồn kho không mong muốn nếu đơn hàng bị huỷ hoặc không được triển khai.

Một ví dụ tốt về JIT là sản xuất xe hơi, quy trình sản xuất xe hơi cần hoạt động với hàng tồn kho ít, do phải dựa vào chuỗi cung ứng linh kiện và các bộ phần cần thiết để lắp ráp thành một chiếc xe hoàn chỉnh, do đó nhà sản xuất chỉ đặt hàng các linh kiện lắp ráp khi nhận được đơn đặt hàng. 

Để áp dụng JIT thành công, các doanh nghiệp cần có quy trình sản xuất ổn định, tay nghề công nhân chất lượng cao, trang thiết bị sản xuất không bị trục trặc và các nhà cung cấp nguyên vật liệu uy tín.

Mục tiêu của JIT

JIT hướng tới ba mục tiêu chính:

1. Tồn kho (nguyên vật liệu và thành phẩm) bằng 0
   
2. Thời gian chờ đợi trong dây chuyền sản xuất bằng 0
   
3. Chi phí phát sinh ngoài kế hoạch bằng 0
   

Quy trình thực hiện JIT 8 giai đoạn

Các doanh nghiệp có thể ứng dụng phương pháp JIT khác nhau tùy thuộc vào điều kiện và bối cảnh, nhưng các giai đoạn tương đối giống nhau, sơ đồ mà Vũ giới thiệu dưới đây minh hoạt cho việc ứng dụng phương pháp JIT một cách trực quan và dễ hiểu.

1. Thiết kế: JIT bắt đầu bằng việc xây dựng các bộ phận sản xuất: thiết kế sản phẩm, thiết kế quy trình, sắp xếp nhân sự và lên kế hoạch. Sau đó các kế hoạch được đưa ra thảo luận nhằm loại bỏ sự gián đoạn, giảm lãng phí với kết quả là một hệ thống linh hoạt.
   
2. Quản lý: xây dựng một kế hoạch quản lý toàn diện, đảm bảo doanh nghiệp có thể xem xét, cải tiến liên tục suốt quá trình sản xuất. Xây dựng bản đánh giá của đội ngũ lãnh đạo, phân bổ vai trò, trách nhiệm của người lao động trong hệ thống cùng với đó thiết lập các chỉ số để đo lường và kiểm soát lịch trình, chất lượng và tìm ra được con số giới hạn tối đa khi sản xuất.
   
3. Đào tạo: đào tạo nhóm về phương pháp sản xuất, quy trình sản xuất và hướng dẫn mô hình Kaban, xem lại chính sách sản xuất và xem xét tối ưu đội ngũ sản xuất.
   
4. Thiết lập: tạo dựng mối quan hệ với nhà cung cấp nguyên vật liệu, xem lại danh sách, đàm phán số lượng và chính sách thanh toán, đưa ra danh sách các nhà cung cấp ưu tiên, thảo luận về thời gian và địa điểm giao hàng. Xây dựng kịch bản bất ngờ và tìm ra con số tối đa hoặc tối thiểu mà mỗi nhà cung cấp có thể đáp ứng.
   
5. Hiệu chỉnh: xác định nhu cầu nguyên vật liệu sản xuất, kiểm tra toàn bộ chính sách, đưa ra giải pháp giảm thiểu tối đa hàng tồn kho.
   
6. Triển khai: thông báo, hướng dẫn và trao quyền cho các thành viên trong hệ thống và hỗ trợ họ hoàn thành công việc, tiếp tục các buổi thảo luận, đào tạo để tìm kiếm khả năng cải tiến và tối ưu sản xuất
   
7. Tinh chỉnh: giảm số lượng nhân công, trang thiết bị bằng việc hệ thống hoá hoặc tiêu chuẩn hoá.
   
8. Xem xét: xác định tất cả các vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất và tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ của mọi vấn đề. Tập trung vào cải tiến và theo dõi các thay đổi với mục tiêu cải thiện mọi hoạt động sản xuất nhằm giảm thiểu tối đa thời gian chờ và nguyên vật liệu tồn kho.
   

Ưu điểm của JIT

• Giảm thiểu tối đa lượng nguyên vật liệu tồn kho
  
• Giảm diện tích kho
  
• Tăng chất lượng sản phẩm
  
• Tăng năng suất vì giảm thời gian chờ đợi
  
• Văn hoá nội bộ tốt hơn vì ý kiến cải tiến của công nhân được ghi nhận
  
• Linh hoạt trong quy trình sản xuất
  
• Giảm phế liệu
  
• Giảm sản phẩm lỗi
  

Nhược điểm của JIT

• Hệ thống hậu cần là một mắt xích quan trọng ảnh hướng tới toàn bộ hệ thống khi ứng dụng phương pháp JIT, chỉ cần hệ thống nhập nguyên vật liệu xảy ra xáo trộn thì toàn bộ hệ thống bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
  
• Khi ứng dụng JIT thì toàn bộ quá trình sản xuất cần được nghiên cứu và thiết kế mới lại hoàn toàn, sẽ tốn nhiều thời gian và nguồn lực.
  
• JIT tạo ra áp lực rất lớn tới nhà cung cấp nguyên vật liệu
  
• Chi phí giao hàng sẽ tăng do JIT không lưu kho và nhập hàng số lượng lớn một lần, những đơn hàng thực hiện JIT thường giao từng đợt.
  

Những doanh nghiệp nào nên sử dụng JIT

Mô hình JIT phù hợp với những doanh nghiệp, tập đoàn lớn vì nó giúp tăng cường dòng tiền và giảm vốn đầu tư vào nguyên vật liệu. Các nhà bán lẻ, nhà hàng, nhà in ấn, xuất bản theo yêu cầu, sản xuất các thiết bị công nghệ, sản xuất ô tô cũng rất phù hợp khi ứng dụng JIT.

​