Kế hoạch truyền thông nội bộ và 6 bước xây dựng

Lập kế hoạch truyền thông nội bộ là tạo sợi dây kết nối mọi người trong tổ chức.

Kế hoạch truyền thông nội bộ không chỉ là một bản kế hoạch chi tiết, mà còn là sợi dây kết nối mọi người trong tổ chức. Nó giúp chúng ta hiểu nhau hơn, chia sẻ cùng nhau những thành công và khó khăn, và cùng nhau xây dựng một tổ chức vững mạnh.

Thông qua nhiều kênh giao tiếp khác nhau, kế hoạch truyền thông nội bộ mang đến cho mọi người những thông tin hữu ích, giúp họ hiểu rõ hơn về doanh nghiệp, đồng nghiệp và công việc của mình.

Kế hoạch truyền thông nội bộ

Kế hoạch truyền thông nội bộ không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực, cởi mở và thân thiện.

Một nghiên cứu của Deloitte cho thấy các công ty có truyền thông nội bộ hiệu quả có tỷ lệ giữ chân nhân viên cao hơn 20% so với các công ty có truyền thông nội bộ kém hiệu quả.

Một nghiên cứu của Towers Watson cho thấy các công ty có truyền thông nội bộ hiệu quả có tỷ lệ hài lòng của nhân viên cao hơn 15% so với các công ty có truyền thông nội bộ kém hiệu quả.

Một nghiên cứu của Gallup cho thấy các công ty có truyền thông nội bộ hiệu quả có tỷ lệ nhân viên tham gia vào các hoạt động của công ty cao hơn 25% so với các công ty có truyền thông nội bộ kém hiệu quả.

Lịch sử truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ là một khái niệm tương đối mới, chỉ xuất hiện vào những năm 1970. Tuy nhiên, các hoạt động truyền thông nội bộ đã được thực hiện từ rất lâu trước đó, dưới hình thức là các thông báo, thông điệp của lãnh đạo được truyền đạt đến nhân viên.

Kế hoạch truyền thông nội bộ giai đoạn đầu thường tập trung vào các vấn đề liên quan đến sản xuất, kinh doanh.

Lịch sử truyền thông nội bộ có thể được chia thành các giai đoạn chính sau:

• Giai đoạn tiền truyền thông nội bộ (trước năm 1970): Trong giai đoạn này, các hoạt động truyền thông nội bộ chủ yếu được thực hiện dưới hình thức các thông báo, thông điệp của lãnh đạo được truyền đạt đến nhân viên. Các thông điệp này thường tập trung vào các vấn đề liên quan đến sản xuất, kinh doanh.

• Giai đoạn truyền thông nội bộ truyền thống (từ năm 1970 đến năm 1990): Trong giai đoạn này, các hoạt động truyền thông nội bộ bắt đầu được chú trọng hơn, với sự xuất hiện của các kênh truyền thông nội bộ như tạp chí nội bộ, bản tin nội bộ,… Các kênh truyền thông này giúp doanh nghiệp truyền tải các thông điệp đến nhân viên một cách hiệu quả hơn.

• Giai đoạn truyền thông nội bộ hiện đại (từ năm 1990 đến nay): Trong giai đoạn này, sự phát triển của công nghệ thông tin đã mang lại những thay đổi lớn đối với truyền thông nội bộ. Các kênh truyền thông nội bộ mới như mạng xã hội nội bộ, email nội bộ,… đã được sử dụng rộng rãi. Các hoạt động truyền thông nội bộ cũng được chú trọng hơn đến việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp, gắn kết nhân viên.

Hiện nay, truyền thông nội bộ là một hoạt động quan trọng đối với các doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ giúp doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích, bao gồm:

• Tăng cường sự hiểu biết của nhân viên về doanh nghiệp: Truyền thông nội bộ giúp nhân viên hiểu rõ về tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu, văn hóa,… của doanh nghiệp.

• Tăng cường sự gắn kết của nhân viên: Truyền thông nội bộ giúp nhân viên cảm thấy gắn bó và đồng hành cùng doanh nghiệp.

• Thúc đẩy sự hài lòng của nhân viên: Truyền thông nội bộ giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng và coi trọng.

• Nâng cao hiệu quả công việc: Truyền thông nội bộ giúp nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.

• Tạo dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực: Truyền thông nội bộ giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực, cởi mở và thân thiện.

Trong thời đại công nghệ 4.0, truyền thông nội bộ cần được tiếp tục đổi mới để đáp ứng với những thay đổi của môi trường kinh doanh. Các doanh nghiệp cần sử dụng các công nghệ mới để tạo ra các kênh truyền thông nội bộ hiệu quả, giúp doanh nghiệp truyền tải các thông điệp đến nhân viên một cách hiệu quả và thu hút hơn.

>> Xem thêm: Chiến lược truyền thông, hướng dẫn xây dựng với 7 bước chuyên nghiệp

Tại sao phải lập kế hoạch truyền thông nội bộ

Kế hoạch truyền thông nội bộ là một bản kế hoạch chi tiết hướng dẫn cách thức truyền tải thông tin nội bộ đến các thành viên, bộ phận trong tổ chức thông qua nhiều kênh giao tiếp khác nhau với một lịch trình cụ thể. Lập kế hoạch truyền thông nội bộ là cần thiết vì những lý do sau:

• Để xác định mục tiêu và đối tượng của truyền thông nội bộ: Kế hoạch truyền thông nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu và đối tượng của truyền thông nội bộ. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn kênh truyền thông và nội dung phù hợp.

• Để đảm bảo sự nhất quán và hiệu quả của truyền thông nội bộ: Kế hoạch truyền thông nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo sự nhất quán và hiệu quả của truyền thông nội bộ. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp truyền tải thông điệp một cách rõ ràng và chính xác đến các thành viên trong tổ chức.

• Để theo dõi và đánh giá hiệu quả của truyền thông nội bộ: Kế hoạch truyền thông nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu quả của truyền thông nội bộ. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện kế hoạch truyền thông nội bộ trong tương lai.

Dưới đây là một số lợi ích cụ thể của việc lập kế hoạch truyền thông nội bộ:

• Tăng cường sự hiểu biết của nhân viên về doanh nghiệp: Kế hoạch truyền thông nội bộ sẽ giúp nhân viên hiểu rõ về tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu, văn hóa,… của doanh nghiệp.

• Tăng cường sự gắn kết của nhân viên: Kế hoạch truyền thông nội bộ sẽ giúp nhân viên cảm thấy gắn bó và đồng hành cùng doanh nghiệp.

• Thúc đẩy sự hài lòng của nhân viên: Kế hoạch truyền thông nội bộ sẽ giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng và coi trọng.

• Nâng cao hiệu quả công việc: Kế hoạch truyền thông nội bộ sẽ giúp nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.

• Tạo dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực: Kế hoạch truyền thông nội bộ sẽ giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực, cởi mở và thân thiện.

Tóm lại, lập kế hoạch truyền thông nội bộ là một công việc quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích.

Quy trình lập kế hoạch truyền thông nội bộ

Quy trình lập kế hoạch truyền thông nội bộ bao gồm các bước sau:

1. Xác định mục tiêu: Bước đầu tiên là xác định mục tiêu cụ thể của kế hoạch truyền thông nội bộ. Mục tiêu có thể là nâng cao sự hiểu biết của nhân viên về doanh nghiệp, thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên, truyền tải thông điệp của lãnh đạo,…
2. Phân tích đối tượng: Bước tiếp theo là phân tích đối tượng nhận thông tin. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn kênh truyền thông và nội dung phù hợp.
3. Lựa chọn kênh truyền thông: Có nhiều kênh truyền thông nội bộ khác nhau, như email nội bộ, mạng xã hội nội bộ, tạp chí nội bộ, hội nghị,… Doanh nghiệp cần lựa chọn kênh truyền thông phù hợp với mục tiêu và đối tượng nhận thông tin.
4. Xây dựng nội dung: Nội dung truyền thông nội bộ cần được xây dựng một cách hấp dẫn, dễ hiểu và phù hợp với mục tiêu và đối tượng nhận thông tin.
5. Triển khai kế hoạch: Sau khi xây dựng kế hoạch, doanh nghiệp cần triển khai kế hoạch một cách hiệu quả. Điều này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và cá nhân liên quan.
6. Theo dõi và đánh giá: Doanh nghiệp cần theo dõi và đánh giá hiệu quả của kế hoạch truyền thông nội bộ để kịp thời điều chỉnh và cải thiện.

Có nên tạo mạng xã hội riêng của doanh nghiệp để truyền thông nội bộ?

Vũ quan sát được rằng, một số thương hiệu đang làm chưa đúng về truyền thông nội bộ, thể hiện qua việc họ tạo thêm các “mạng xã hội” hoặc nền tảng trực tuyến để các thành viên trong tổ chức có thể gặp gỡ nhau.Có lẽ các thương hiệu đang xây dựng theo mục tiêu: kết nối, gắn kết mọi thành viên trong tổ chức.

Tuy nhiên cách kết nối trực tuyến lại không phải là một hướng tiếp cận đúng với thời điểm hiện tại. Con người là một loài có tính xã hội cao, điều này đã tạo nên các mạng xã hội lớn mạnh toàn cầu.

Nhưng điều này không đồng nghĩa với việc, các thương hiệu có thể thành công theo mô hình mạng xã hội trực tuyến, thay vào đó, thương hiệu nên giảm cường độ gặp gỡ nhau online bằng những cuộc gặp gỡ trực tiếp.

Về mặt giao tiếp, gặp gỡ trực tiếp cho phép truyền đạt thông tin một cách chính xác và hiệu quả hơn. Giao tiếp trực diện bao gồm nhiều kênh truyền thông hơn so với giao tiếp trực tuyến, chẳng hạn như ngôn ngữ cơ thể, giọng điệu và ngữ điệu. Những kênh này giúp người nghe hiểu rõ hơn ý nghĩa của người nói và xây dựng mối quan hệ tốt hơn với họ.

Về mặt xây dựng mối quan hệ, gặp gỡ trực tiếp giúp tạo dựng sự tin tưởng và gắn kết giữa các cá nhân. Khi gặp gỡ trực tiếp, mọi người có thể nhìn thấy nhau, nghe giọng nói của nhau và cảm nhận được sự hiện diện của nhau. Điều này giúp họ cảm thấy gần gũi và hiểu nhau hơn.

Về mặt kết quả công việc, gặp gỡ trực tiếp giúp tăng cường sự hợp tác và giải quyết vấn đề hiệu quả hơn. Khi gặp gỡ trực tiếp, mọi người có thể dễ dàng trao đổi ý tưởng và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Việc xây dựng một mạng xã hội trực tuyến cho tổ chức là dư thừa, vì nhân viên đã có quá nhiều nền tảng trực tuyến khác rồi, chưa kể đến việc, xây dựng một mạng xã hội riêng và duy trì được nó là rất tốn kém, tạo thêm áp lực cho đội ngũ truyền thông nội bộ.

Giải pháp đưa ra là các thương hiệu có thể sử dụng các mạng xã hội có sẵn, có thể dùng bản trả phí để tăng tính bảo mật.

Vậy nhưng hãy ưu tiên việc xây dựng, truyền thông nội bộ trực tiếp, hạn chế tối đa việc trực tuyến. Xây dựng các mạng xã hội nội bộ sẽ càng làm cho các thành viên trong tổ chức xa rời nhau trong thực tế.

Mẫu kế hoạch truyền thông nội bộ

Dưới đây là một mẫu kế hoạch truyền thông nội bộ:

Mẫu kế hoạch truyền thông nội bộ

Tên doanh nghiệp: [Tên doanh nghiệp]

Thời gian: [Thời gian]

Mục tiêu:

• [Mục tiêu 1]

• [Mục tiêu 2]

• [Mục tiêu 3]

Đối tượng:

• [Đối tượng 1]

• [Đối tượng 2]

• [Đối tượng 3]

Kênh truyền thông:

• [Kênh truyền thông 1]

• [Kênh truyền thông 2]

• [Kênh truyền thông 3]

Nội dung:

• [Nội dung 1]

• [Nội dung 2]

• [Nội dung 3]

Triển khai:

• [Thời gian]

• [Người thực hiện]

• [Bảng phân công công việc]

Theo dõi và đánh giá:

• [Chỉ số đánh giá]

• [Phương pháp đánh giá]

Lịch trình triển khai:

Mẫu kế hoạch truyền thông nội bộ này chỉ mang tính chất tham khảo. Doanh nghiệp cần điều chỉnh kế hoạch phù hợp với nhu cầu và thực tế của doanh nghiệp mình.

Dưới đây là một số lưu ý khi xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ:

• Kế hoạch cần được xây dựng dựa trên thực tế của doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố như quy mô doanh nghiệp, ngành nghề, văn hóa doanh nghiệp,… để xây dựng kế hoạch phù hợp.

• Kế hoạch cần được cập nhật thường xuyên: Doanh nghiệp cần cập nhật kế hoạch thường xuyên để đảm bảo kế hoạch luôn phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.

• Kế hoạch cần được đo lường hiệu quả: Doanh nghiệp cần đo lường hiệu quả của kế hoạch để đánh giá hiệu quả của các hoạt động truyền thông nội bộ.

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.

Truyền thông nội bộ trong tương lai

Truyền thông nội bộ trong tương lai sẽ được định hình bởi những xu hướng sau:

• Sự phát triển của công nghệ: Công nghệ sẽ tiếp tục phát triển và tác động sâu sắc đến truyền thông nội bộ. Các doanh nghiệp sẽ sử dụng các công nghệ mới để tạo ra các kênh truyền thông nội bộ hiệu quả, giúp doanh nghiệp truyền tải các thông điệp đến nhân viên một cách hiệu quả và thu hút hơn.

• Sự thay đổi của nhân viên: Nhân viên trong tương lai sẽ có xu hướng trẻ hóa, năng động và yêu thích sự sáng tạo. Các doanh nghiệp cần điều chỉnh các hoạt động truyền thông nội bộ để phù hợp với nhu cầu và sở thích của nhân viên.

• Sự thay đổi của môi trường kinh doanh: Môi trường kinh doanh trong tương lai sẽ ngày càng cạnh tranh và biến động. Các doanh nghiệp cần sử dụng truyền thông nội bộ để nâng cao sự gắn kết của nhân viên, giúp nhân viên có động lực và tinh thần làm việc cao hơn.

Dựa trên những xu hướng này, truyền thông nội bộ trong tương lai sẽ có những đặc điểm sau:

• Tập trung vào sự tương tác và kết nối: Truyền thông nội bộ sẽ không chỉ đơn thuần là truyền tải thông tin, mà còn tập trung vào việc tạo ra sự tương tác và kết nối giữa các nhân viên. Các doanh nghiệp sẽ sử dụng các công nghệ mới để tạo ra các kênh truyền thông nội bộ giúp nhân viên có thể chia sẻ ý kiến, phản hồi và kết nối với nhau.

• Tập trung vào sự cá nhân hóa: Truyền thông nội bộ sẽ được cá nhân hóa theo từng nhân viên. Các doanh nghiệp sẽ sử dụng dữ liệu lớn để hiểu rõ nhu cầu và sở thích của từng nhân viên, từ đó tạo ra các nội dung truyền thông phù hợp với từng đối tượng.

• Tập trung vào sự hiệu quả: Các doanh nghiệp sẽ sử dụng các công cụ đo lường để đánh giá hiệu quả của các hoạt động truyền thông nội bộ. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các hoạt động truyền thông nội bộ để đạt được hiệu quả cao nhất.

Dưới đây là một số ví dụ về các xu hướng mới trong truyền thông nội bộ:

• Trí tuệ nhân tạo (AI): AI có thể được sử dụng để tạo ra các nội dung truyền thông nội bộ cá nhân hóa, phù hợp với từng nhân viên.

• Thực tế ảo (VR) và thực tế tăng cường (AR)**: VR và AR có thể được sử dụng để tạo ra các trải nghiệm truyền thông nội bộ hấp dẫn và lôi cuốn hơn.

• Mạng xã hội nội bộ: Mạng xã hội nội bộ là một kênh truyền thông nội bộ hiệu quả giúp nhân viên chia sẻ ý kiến, phản hồi và kết nối với nhau.

• Truyền thông nội bộ qua thiết bị di động: Các doanh nghiệp cần thiết kế các nội dung truyền thông nội bộ phù hợp với thiết bị di động để nhân viên có thể dễ dàng truy cập và theo dõi.

Truyền thông nội bộ là một hoạt động quan trọng đối với các doanh nghiệp. Trong tương lai, truyền thông nội bộ sẽ tiếp tục phát triển và trở nên hiệu quả hơn, giúp các doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích.

Xin chân thành cảm ơn,